SD Drinks Ene 18 – Service Design y otros frameworks

Muchas gracias a todos por su participación en el primer drinks del 2018 que llevamos a cabo en el Bombardino Café. Esta vez, nos reunimos para hablar sobre SD y otros frameworks ¡Y tuvimos casa llena!

Por primera vez en el drinks, usamos una actividad de icebreaker que todos disfrutaron mucho. 

Luego se asignaron equipos por mesa, cada uno eligiendo un framework a discutir en relación a procesos de SD, los pros, contras y aprendizajes. Aquí mostramos las conclusiones de cada mesa.

Equipo 1 – Design Sprint

“Nosotros hemos elegido la metodología de Design Sprint. Es diseño para el negocio, normalmente suelen ser 5 días, pero también se puede hacer en 3, 2 días o 1 día. Elegimos el de 5 días para la discusión: el primer día se plantea el reto y se entiende el problema, el segundo día se hace el sketch de las soluciones, el tercer día se elige la mejor solución, el cuarto se realiza el prototipo y el quinto se testa con usuarios/clientes.“

El rol del Sprint Master es crucial para el éxito de las sesiones. Su labor cubre desde la planificación, hasta la facilitación y el seguimiento posterior al Sprint. Esta más enfocado en el negocio. Se utiliza mucho en startups tipo Slack o Uber, y empresas como IDEO.

Para quienes estén interesados en el tema, a parte del material de Google, Udacity ofrece un curso online de Design Sprints.

Pros

Los equipos que utilizan Design Sprints adaptan sus agendas para ponerse a disposición y realizar las sesiones durante toda la semana. El tiempo dedicado es una inversión para alinear equipos, ahorrar dinero, probar con prototipos antes de lanzar al mercado, testar nuevas funcionalidades e utilizar el diseño para mejorar el negocio.

Algunos asistentes cuestionaron la calidad de las soluciones a las que se puede llegar sólo con una semana de trabajo. Una de las asistentes con experiencia en Design Sprints explicó que la calidad de las soluciones depende de la planificación previa y conducción hecha por el Sprint Master y que es importante ver el resultado del Sprint como un MVP, que surge en una semana y no como un producto final. Ya que la intención es continuar iterando, ahí es donde sorprende obtener un MVP en una semana.

La adaptabilidad, ya que a pesar de tener identificado el reto con el que quieres ir a la sesión, muchas veces durante los Design Sprints el reto se replantea o cambia conforme se avanza en el proceso, porque se llegan a determinar nuevas necesidades.

Cons

Hay que tener una preparación previa tienes que abonar antes el campo, para asegurarte que la gente se comprometa con el proceso y entienda el valor.

Para garantizar el éxito de un Design Sprint es necesaria la presencia de un Design Sprint Master, que gestione la sesión. Una vez que se aprende la metodología los equipos pueden ponerla en práctica, siempre y cuando algún miembro tome el rol de Design Master.

Importantísimo, cuando se realiza un Design Sprint es necesario contar con los decision makers, lo que implica el bloqueo de tiempo en sus agendas. Por eso la preparación previa y la evangelización son importantes para explicar el por qué es indispensable que se involucren. Si no están disponibles ellos, tendrán que mandar a alguien que los reemplace y que sea el siguiente a cargo de tomar decisiones.

La presión de que te tienen que venir las ideas durante el Sprint, uno de los asistentes comentaba que las mejores ideas le vienen cuando esta en la ducha, o esperando por el dentista porque se encuentra aburrido.

El balance entre trabajo individual y trabajo en equipo, las diversas actividades permiten a los participantes experimentar ambos y entender en qué momento del procesos son más adecuados.

Equipo 2 – Scrum Blocks

Hemos revisado la metodología Scrum y la rediseñamos llamándola “Scrum Blocks”. Es como una plataforma de paneles; similar a Trello pero que se gestiona todo por un chat, en un contexto de oclocracia -gente auto-organizada-. Con un total de 7 módulos.

Partimos del propósito, como el paraguas que abarca más allá del brief, objetivos..) el siguiente panel de inspiración para incorporar cualquier idea y compartirla con todo el equipo, muchas veces se nos quedan las ideas e inspiración en un email que has compartido sólo con dos personas. Un panel de tareas, otro de open feedback que estará abierto para todos los empleados de la compañía, incluyendo a los empleados de seguridad y cafetería porque si no se queda el feedback muy corto. Otros paneles de prototipo y de iteración que trabajan en bucle con el de open Feedback. Por supuesto tenemos el OK del cliente porque lo tenemos en cuenta y un panel de done. Por último, reuniones semanales de 45 min. máximo para planificar mini-tareas con 6 personas y un facilitador que rote; las reuniones quincenales de mini equipos se destinarán para hacer refinamientos. Muy importante esta tercera regla: paseo cada tres horas por el espacio.  

Pros

Buscamos o iniciamos con inspiración, es un proceso flexible, holístico y colaborativo entre otros equipos y departamentos, con una jornada laboral de 6 horas porque sabemos aprovechar muy bien el tiempo, es una recompensa y nos ayuda a ser más eficientes. Es buena para la solución de conflictos.

Cons

No somos perfectos y un punto negativo es que es una metodología nueva lo cual requiere de mucho esfuerzo de marketing para que la gente se entere y compren nuestros libros y se hagan masters de nuestro Scrum Blocks.

La cultura de trabajo actual no está preparada para lo que propone el Scrum Blocks, lo cual requerirá un cambio paulatino y un proceso de evangelización previo.

También, en que momento la inspiración termina siendo la copia de algo que existe y luego el parálisis por análisis, cuando dejarán de inspirarse o hacer research para empezar a actuar.

 Equipo 3 – Autogestión

“Sobre todo, hemos estado hablado cómo nos gestionamos cada uno las tareas en los equipos que en los que hemos estado. En general, de cómo nos podemos ayudar a estructurar el trabajo, por ejemplo, que esta bien saber más o menos cuánto podiamos durar en completar cada tarea.”

Equipo 4 – Design Sprints

Los podemos aplicar para cualquier proyecto de diseño. Especificamos tareas en un período de tiempo predeterminado, para así organizar los entregables, partiendo de un briefing, para luego definir los diferentes roles y construir un equipo, que idealmente sea multidisciplinar.

Pros

  • Saber que van a haber resultados.
  • Pueder ver todo el proyecto y tener una idea holística.
  • Optimizar muy bien el tiempo.  
  • Aprender de los demás.

Cons

  • Desgaste: tanto sprint puede desgastar y frustrar un poco al equipo, es muy importante tener un break de vez en cuando.
  • Demandandante: Es muy importante la comida, estar bien alimentados para tener energía y mantener motivado al equipo.
  • Superficial: Cuando estás definiendo más en detalle es importante que sean sprints más largos.
  • El tiempo invertido en documentar bien el proceso.

Equipo 5 – Agile

En general, es un proceso de trabajo iterativo que produce resultados mínimos viables. Funciona mejor durante las fases de prototipado, testeo y desarrollo.

Es importante que el proceso de diseño de servicios sea primero y después la fase de producción y desarrollo con Agile. No debes usar un proceso de definición en pleno desarrollo, no tiene sentido. La parte de desarrollo no debe estar separada de la parte de diseño de servicios, ni los diseñadores de servicios deben estar aislados del desarrollo, para co-crear soluciones viables. Los equipos mixtos son importantes.

Pros

  • En equipos realmente ágiles, permite testar rápidamente diferentes hipótesis a lo largo de diferentes momentos del journey.

Cons

  • No todos los equipos son verdaderamente ágiles.
  • Se requiere acordar un orden concreto para el proceso, de no serlo al final termina siendo muy desorganizado.
  • La escalabilidad es muy compleja.
  • Cualquier cambio que quieras proponer en mitad del proceso de desarrollo, necesita un justificante (business case) para que se aprueben los cambios.
  • Es más difícil aplicar procesos ágiles en estructuras u organizaciones muy grandes.

Conclusión

Al oír las opiniones y experiencias de los asistentes, parece que los Service Designers están aprendiendo éstos frameworks en el campo de batalla, en proyectos. Agile está siendo implementado en la mayoría de las organizaciones con las que trabajamos y de cierto modo los Design Sprints son incorporados en contextos en los que se buscar innovar, donde existen deadlines o recursos muy ajustados.

Los Design Sprints se perciben más útiles para producción rápida y soluciones más tácticas, que resultados estratégicos. Aún asi, son suficientemente flexibles para adaptarlos a diversos tiempos o ritmos según el objetivo y limitaciones del proyecto, por ejemplo, los sprints se pueden planificar de 1 semana, 2 semanas o 1 mes.

En cuanto a Agile, es percibido como una fase de ejecución posterior a un proceso de definición/diseño de servicios. Sin embargo, la comunicación y convivencia de ambas fases es crítica y debe ser continua.

Por otro lado, un equipo inventó su propia metodología lo cual refleja por un lado la necesidad de mayor eficiencia en la comunicación con stakeholders de manera abierta, inclusiva eiterativa. También reflejaba que estamos en búsqueda continua de mejores herramientas y técnicas de autogestión y gestión de equipos que permitan e incentiven flujos creativos constantes.

Finalmente, realizamos una actividad de “Semáforo” como retrospectiva general de los drinks, y vimos que la gente está muy agusto con las quedadas aunque tenemos muchas mejoras para este año.

Estamos muy satisfechas con este primer drinks del año, se nota que la integración de Aleksandra y Aino al equipo del drinks nos está potenciando. Keep tuned! 😉

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